Ce este Daily Management?

Este o metodologie pentru a obține respectarea zilnică a standardelor, atât în birourile funcționale, cât și în zonele de lucru.

Întâlniri scurte, structurate pe niveluri scurte, axate pe performanță, cu atribuții de acțiune vizuală și urmărire pentru a acoperi decalajele dintre rezultatele reale și performanța așteptată.

Procesul de responsabilitate pe niveluri este compus dintr-o serie de întâlniri zilnice, de la linia frontală până la un nivel ridicat de management, care este o metodă puternică pentru a:

• comunica în două direcții, sus și jos, și alinierea eforturilor;
• crea conștientizarea obiectivelor și deviațiilor;
• agrea asupra priorităților majore zilnice și identifica problemele;
• dezvolta ownership în echipe;
• implica pe toată lumea și obține idei de îmbunătățire pentru a face din îmbunătățirea continuă un obicei organizațional.

Răspunderea pe niveluri este aliniată cu managementul vizual și munca standardizată de conducere, pentru a menține organizația concentrată pe obiectivele sale.

Principalii facilitatori sunt:

• dimensiunea optimă a echipei și durata de control pentru liderii de echipă,
  indicatori de performanță relevanți KPI (indicatori cheie de performanță),
• standard work și leadership standard work,
• controale vizuale și sistem de escaladare,
• competența participantului cu problem solving rapid,
• coaching efectuat de lideri,
• îmbunătățire continuă / proces kaizen,
• comunicarea asertivă bidirecțională.

Un huddle board (sau tabloul de bord) este un instrument vizual standardizat conceput pentru a sprijini echipele să colaboreze și să vizualizeze toate sarcinile necesare pentru gestionarea muncii zilnice.

Pe tabloul de întâlnire, există zone dedicate pentru a afișa informații despre evoluția valorilor (SQDCI) și alte subiecte importante (de exemplu, numărul de idei kaizen și statusul lor).

Se recomandă încurajarea utilizării metodelor simple (scrise de mână) pentru actualizarea rezultatelor, înregistrarea acțiunii propuse și actualizarea stării.

Desigur, atunci când digitalizarea este posibilă și dorită, puteți utiliza afișajul electronic sau alte tehnici.

Performanța durabilă și robustă poate fi obținută printr-o abordare sistemică și un angajament de conducere pentru îmbunătățirea continuă în fiecare zi. În acest sens, managementul zilnic este o pârghie puternică care necesită anumite condiții:

• Definiți o agendă clară cu revizuirea valorilor cheie: siguranță, calitate, producție / livrare, cost, stoc.
• Respectați calendarul programat; nu se recomandă mai mult de 20 de minute / întâlnire.
• Desemnați liderul ședinței care va fi responsabil pentru buna desfășurare a ședinței.
• Alocați 10-15 minute înainte de întâlnire pentru a-l pregăti (actualizați tabloul de bord cu rezultatele KPI și faptele relevante) și după întâlnire, pentru a colecta și comunica rezultatele, inclusiv escaladările.
• Dimensiunea echipei este importantă pentru a permite interacțiunea cu toți participanții, ascultarea discuțiilor și o bună vizibilitate a tabloului de bord.
• Întâlnirea liderului pentru a utiliza instrumentele de coaching atunci când este potrivit.
• De fiecare dată, oferiți feedback pentru orice problemă evidențiată în timpul întâlnirilor.
• Nu învinuiți niciodată oamenii în timpul întâlnirilor sau împingeți înapoi când cineva dorește să intensifice o problemă.
• Întâlnirile pe mai multe niveluri nu sunt locul pentru a analiza și rezolva probleme, ci pentru a decide cu privire la o primă acțiune (de exemplu, identificați responsabilul pentru problema respectivă sau o contramăsură).

Nivelul 1: Începe la începutul fiecărui schimb sub responsabilitatea liderului echipei. Concentrați-vă pe prioritățile zilnice, problemele de siguranță și calitate și modul în care ar putea fi rezolvate și modul în care procesul poate fi îmbunătățit.

Nivelul 2: Liderii de echipă de la fiecare întâlnire de nivel 1 se adună și prezintă orice probleme discutate. Sunt prezenți reprezentanți ai funcțiilor relevante de suport.

Nivelul 3: Aceste întâlniri sunt organizate special pentru funcții de asistență (întreținere, logistică, calitate, inginerie de fabricație etc.) și sunt sub responsabilitatea fiecărui lider de departament.

Nivelul 4: Liderul fabricii adună toate conducerile și discută prioritățile zilnice și starea de performanță, respectând aceleași principii ale întâlnirilor de responsabilitate pe niveluri.

Nivelurile 5, 6…: În funcție de dimensiunea și complexitatea companiei, o abordare de gestionare zilnică similară ar putea fi implementată la nivelurile superioare ale unei organigrame.

Pentru orice companie Lean, managementul zilnic este un punct critic, așa că începând de aici puteți măsura nivelul de maturitate organizațională și implicarea angajaților pentru a atinge obiectivele companiei.

Conceptul întâlnirilor de nivel este o metodă colaborativă de generare a subiectelor și structurii pentru a facilita o conversație mai implicată și mai dirijată. Procesul este simplu: adunați subiecte de la toți participanții și examinați performanțele zilnice.

Prin implementarea unui proces robust de responsabilitate pe niveluri, acesta va menține și va consolida concentrarea angajaților asupra rezultatelor procesului, va alinia echipele și va aborda problemele atunci când este necesar, va identifica oportunități de îmbunătățire, va stimula schimbări durabile și va atinge obiectivele de afaceri.